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Por quanto tempo sou obrigado a guardar XML das Notas Fiscais?

Por quanto tempo sou obrigado a guardar  XML das Notas Fiscais?
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Atualmente, muitas empresas já se preocupam em armazenar as notas fiscais emitidas, mas, não são todas que realizam o armazenamento das notas recebidas de fornecedores. Guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas durante 5 anos, é obrigatório por lei.

A obrigatoriedade dos documentos fiscais é determinada por lei. Segundo os artigos 195 e 174 do Código Tributário Nacional a guarda das notas fiscais e recibos é de 5 anos, tanto por parte do fornecedor quanto por parte do comprador, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o mencionado período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada.

O que deve ser armazenado por ambas as partes é o arquivo XML. Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial, ou seja, pelo mesmo prazo dos cinco anos, após este período o Fisco não pode mais cobrar esse documento.​

 

Porque é necessário armazenar por 5 anos?

Porque é durante esse período que o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

 

Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?

Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.


Graças aos avanços da tecnologia, hoje podemos contar com soluções modernas, eficazes e muito práticas para resolver todas as questões relacionadas ao armazenamento de documentos legais e contábeis de uma empresa como, por exemplo, através de um sistema totalmente automatizado que armazena seus documentos digitalmente em servidores na nuvem.

 

 

 

 

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